Пошаговый чек-лист: что нужно сделать сразу после открытия расчетного счета

Пошаговый чек-лист: что нужно сделать сразу после открытия расчетного счета

Открытие расчетного счета — важный этап в работе организации или индивидуального предпринимателя. Однако получение реквизитов счета не означает, что все организационные вопросы на этом заканчиваются. После открытия счета необходимо проверить данные, настроить дистанционное банковское обслуживание, определить порядок работы с платежами и убедиться, что бухгалтерский учет готов к отражению операций по новому счету.

В этой статье рассмотрим пошаговый чек-лист действий, которые желательно выполнить сразу после открытия расчетного счета.

1. Получить и проверить реквизиты расчетного счета

После открытия счета банк предоставляет реквизиты. Обычно в них указываются:

• наименование банка;

• БИК;

• корреспондентский счет;

• номер расчетного счета;

• наименование и реквизиты организации или ИП.

В первую очередь необходимо проверить правильность всех данных. Даже небольшая ошибка в банковских реквизитах может привести к возврату платежа, задержке перевода или необходимости повторного оформления документов.

Реквизиты рекомендуется сохранить в нескольких безопасных местах и использовать только актуальную версию документа.

2. Настроить интернет-банк

Современные расчетные счета, как правило, обслуживаются через систему дистанционного банковского обслуживания.

После получения доступа необходимо:

• установить и настроить мобильное или веб-приложение банка;

• проверить возможность входа в личный кабинет;

• настроить подтверждение операций;

• установить необходимые ограничения;

• проверить права пользователей, если доступ предоставляется нескольким сотрудникам;

• ознакомиться с лимитами на платежи и переводы.

Если счетом будут пользоваться бухгалтер, директор или другие сотрудники, важно заранее определить, кто имеет право создавать, подписывать и отправлять платежные документы.

3. Настроить уведомления по операциям

Уведомления позволяют оперативно контролировать движение денежных средств.

Рекомендуется включить уведомления:

• о поступлении денежных средств;

• о списании средств;

• об исполнении платежных поручений;

• об изменении остатка;

• о входе в интернет-банк;

• о подозрительных или необычных операциях.

Это позволяет быстрее обнаружить ошибочный платеж или несанкционированный доступ к счету.

4. Передать реквизиты контрагентам

Если организация или ИП уже заключили договоры с клиентами и поставщиками, им необходимо предоставить актуальные банковские реквизиты.

Особенно важно сделать это до выставления первых счетов на оплату.

Реквизиты можно включить:

• в договор;

• в счет на оплату;

• в коммерческое предложение;

• в карточку организации;

• в официальный информационный документ для контрагентов.

Если ранее использовался другой расчетный счет, необходимо уведомить контрагентов о новых реквизитах, чтобы платежи поступали по правильным банковским данным.

5. Проверить шаблоны платежных документов

До проведения первых платежей рекомендуется проверить шаблоны платежных поручений и других документов.

Необходимо убедиться, что правильно указываются:

• получатель;

• ИНН и другие идентификационные данные;

• банковские реквизиты;

• сумма платежа;

• назначение платежа;

• номер и дата договора или счета при необходимости.

Особое внимание следует уделять назначению платежа. Оно должно позволять однозначно определить, за что производится оплата.

6. Подключить интеграцию с бухгалтерской программой

Если организация использует бухгалтерское программное обеспечение, желательно настроить обмен данными с банком.

Банковская интеграция может позволить:

• загружать банковские выписки;

• автоматически создавать платежные документы;

• передавать платежи в банк;

• получать информацию об исполненных операциях;

• уменьшить количество ручного ввода данных.

При настройке интеграции необходимо проверить корректность счетов бухгалтерского учета и соответствие банковских операций данным программы.

7. Настроить учет банковских операций

После открытия счета в бухгалтерском учете необходимо обеспечить правильное отражение операций по нему.

Каждая операция должна иметь документальное подтверждение. К таким документам относятся платежные поручения, банковские выписки, счета, договоры, акты и другие документы в зависимости от характера операции.

Важно организовать регулярную загрузку банковских выписок и их проверку.

8. Провести сверку с банковской выпиской

После проведения первых операций необходимо проверить соответствие данных бухгалтерского учета информации банка.

Для этого сопоставляются:

• дата операции;

• сумма;

• контрагент;

• назначение платежа;

• остаток на счете;

• документы, являющиеся основанием для платежа.

Такая проверка помогает своевременно обнаружить технические ошибки, дублирование операций или отсутствие необходимых документов.

9. Настроить порядок согласования платежей

Если у компании несколько сотрудников, необходимо определить внутренний порядок проведения платежей.

Например, можно установить следующую последовательность:

1. Сотрудник формирует заявку на оплату.

2. Ответственный сотрудник проверяет документы.

3. Бухгалтер проверяет реквизиты и назначение платежа.

4. Руководитель согласовывает платеж.

5. Уполномоченное лицо подписывает и отправляет платеж в банк.

6. Бухгалтер отражает операцию в учете.

Такой порядок помогает снизить вероятность ошибочных платежей и повысить контроль за расходованием денежных средств.

10. Установить лимиты и права доступа

Если интернет-банком пользуются несколько человек, важно распределить права доступа.

Например, один сотрудник может иметь право только формировать платежи, а другой — подписывать и отправлять их.

При необходимости можно установить лимиты на сумму операций.

Также следует регулярно проверять список пользователей, имеющих доступ к банковской системе. Доступ уволенных сотрудников необходимо своевременно блокировать.

11. Проверить возможность приема безналичной оплаты

Если бизнес предполагает продажу товаров или оказание услуг физическим лицам, необходимо заранее определить, каким способом будет приниматься безналичная оплата.

В зависимости от модели бизнеса могут использоваться:

• банковские карты;

• СБП;

• интернет-эквайринг;

• терминалы;

• платежные сервисы.

Необходимо заранее проверить, какие документы должны формироваться при получении оплаты и как соответствующие операции будут отражаться в бухгалтерском и налоговом учете.

12. Определить порядок работы с наличными

Даже при наличии расчетного счета бизнес может осуществлять операции с наличными денежными средствами.

Поэтому следует заранее определить:

• кто отвечает за кассовые операции;

• как оформляются кассовые документы;

• каким образом деньги будут вноситься на расчетный счет;

• как будет осуществляться контроль за остатком наличных;

• какие требования применяются к онлайн-кассе, если она необходима для конкретной деятельности.

Порядок зависит от характера бизнеса и применяемого законодательства.

13. Проверить налоговые платежи

После открытия расчетного счета необходимо подготовить порядок перечисления налогов и страховых взносов.

Рекомендуется создать календарь обязательных платежей, в котором будут указаны:

• вид налога или взноса;

• расчетный период;

• срок представления отчетности;

• срок уплаты;

• ответственный сотрудник.

Это особенно важно для нового бизнеса, поскольку пропуск срока может привести к начислению пеней и другим последствиям.

14. Настроить регулярный контроль денежных средств

После начала работы расчетного счета необходимо регулярно анализировать движение денег.

Минимальный контроль должен включать:

• остаток денежных средств;

• поступления от клиентов;

• платежи поставщикам;

• налоговые платежи;

• выплаты сотрудникам;

• банковские комиссии;

• другие регулярные расходы.

Регулярный анализ помогает понимать реальное финансовое положение бизнеса и заранее выявлять возможный дефицит денежных средств.

15. Проверить банковские комиссии

После первых операций рекомендуется изучить тарифы банка и фактические списания.

Следует проверить стоимость:

• ведения расчетного счета;

• платежей юридическим лицам и ИП;

• переводов физическим лицам;

• снятия наличных;

• внесения наличных;

• эквайринга;

• дополнительных сервисов.

Если фактические расходы значительно выше ожидаемых, можно рассмотреть изменение тарифного плана или оптимизацию банковских операций.

16. Сформировать внутреннюю инструкцию

Если расчетным счетом занимается не только собственник, полезно создать небольшую внутреннюю инструкцию.

В ней можно закрепить:

• кто создает платежи;

• кто их проверяет;

• кто подписывает;

• кто контролирует выписки;

• кто отвечает за налоги;

• кто взаимодействует с банком;

• где хранятся банковские документы.

Это особенно полезно для компаний с несколькими сотрудниками.

17. Организовать хранение банковских документов

Банковские документы необходимо систематизировать и хранить в соответствии с установленными требованиями.

К документам могут относиться:

• банковские выписки;

• платежные поручения;

• документы по комиссиям;

• договоры с банком;

• документы по эквайрингу;

• документы, подтверждающие отдельные платежи.

Удобно создать отдельную электронную папку для банковских документов и установить понятную систему наименования файлов.

18. Проверить безопасность расчетного счета

Безопасность расчетного счета имеет большое значение.

Не рекомендуется:

• передавать логины и пароли другим лицам;

• сообщать коды подтверждения;

• устанавливать банковское приложение на непроверенные устройства;

• переходить по подозрительным ссылкам;

• хранить пароли в открытом виде.

Сотрудники, имеющие доступ к банковскому счету, должны понимать основные правила информационной безопасности.

Чек-лист после открытия расчетного счета

Для удобства основные действия можно свести к короткому списку:

[ ] Получить реквизиты расчетного счета.

[ ] Проверить правильность реквизитов.

[ ] Настроить интернет-банк.

[ ] Подключить уведомления.

[ ] Определить пользователей и права доступа.

[ ] Передать реквизиты контрагентам.

[ ] Проверить шаблоны платежных документов.

[ ] Подключить банковскую интеграцию с бухгалтерской программой.

[ ] Настроить учет банковских операций.

[ ] Проверить первые банковские выписки.

[ ] Настроить порядок согласования платежей.

[ ] Определить порядок налоговых платежей.

[ ] Проверить возможность приема безналичной оплаты.

[ ] Организовать хранение банковских документов.

[ ] Проверить банковские комиссии.

[ ] Настроить регулярный контроль денежных средств.

[ ] Проверить безопасность доступа к счету.

Заключение

Открытие расчетного счета — это только начало полноценной работы с банковскими операциями. После получения реквизитов необходимо правильно настроить интернет-банк, определить права доступа, передать реквизиты контрагентам, подключить бухгалтерскую систему и организовать контроль платежей.

Особое внимание следует уделить налоговым платежам, документообороту и безопасности. Чем раньше компания выстроит понятный порядок работы с расчетным счетом, тем меньше вероятность ошибок, просрочек и финансовых потерь.

Для небольшого бизнеса достаточно установить простой и понятный порядок: ответственный сотрудник формирует платеж, бухгалтер проверяет документы и реквизиты, руководитель при необходимости согласовывает операцию, после чего платеж отправляется в банк. Все проведенные операции регулярно сверяются с банковской выпиской и отражаются в учете.

Таким образом, правильно организованная работа с расчетным счетом помогает контролировать денежные потоки, своевременно выполнять обязательства перед контрагентами и государством и поддерживать порядок в бухгалтерском учете.